Luciana acha difícil agilizar os processos na sua empresa, otimizando o tempo gasto com isso. Além disso, é complicado conseguir manter os colaboradores remotos constantemente informados sobre o andamento dos projetos. E o pior, observou que a produtividade da sua equipe está ficando cada vez mais baixa.
Já se sentiu igual a Luciana? Talvez, neste momento, você esteja enfrentando exatamente esses desafios e buscando uma solução.
Então, se esse é o seu caso, este post vai lhe ajudar! Descubra como agilizar os processos contribui para a produtividade e aprenda como você pode fazer isso.
Qual a relação entre a agilidade nos processos e a produtividade?
Os processos organizacionais são um conjunto de atividades conectadas entre si essenciais para o funcionamento da empresa. Portanto, para alcançar alta produtividade os processos devem ser finalizados no menor tempo possível.
Porém, isso dificilmente vai acontecer se a instituição não buscar alternativas para melhorar a agilidade dos seus processos. Por exemplo, caso um ambiente de trabalho esteja desorganizado, um colaborador pode perder tempo valioso, apenas para encontrar documentos ou suas ferramentas de trabalho.
Além disso, a falta de organização no planejamento das tarefas pode fazer com que o trabalhador se sinta perdido quanto ao que é esperado dele.
Como resultado, ele pode começar a sofrer com estresse e ansiedade e, consequentemente, ficar insatisfeito com seu trabalho por considerá-lo excessivamente desgastante.
Obviamente, um profissional emocionalmente doente não vai conseguir ter produtividade. É provável que desenvolva o hábito de procrastinar, entregando suas atividades constantemente fora do prazo.
No entanto, às vezes os gestores não conseguem gerenciar adequadamente o tempo e as responsabilidades de suas equipes, porque eles mesmos estão sobrecarregados com suas obrigações.
Nesse sentido, a tecnologia é uma aliada, pode ajudar a realizar a gestão de processos de forma eficaz. Vamos analisar isso no próximo tópico.
Como a tecnologia influencia os processos de gestão?
A tecnologia permite que ocorra a automatização de processos, ou seja, algumas atividades que eram feitas de forma manual passam a ser automáticas. Dessa forma, os aplicativos de gestão estão causando uma transformação digital no funcionamento das organizações.
Com a utilização de recursos tecnológicos, o gestor pode melhorar:
- Planejamento: pode ser feito de maneira mais rápida e, em geral, possui funções que ajudam a verificar qual o índice de resultados das ações atuais, ajudando a delimitar as metas e calcular as projeções.
- Integração: o uso de aplicativos permite maior comunicação entre os membros da equipe e, até mesmo, entre outros setores da empresa. Novas atualizações sobre diferentes etapas de um projeto tornam-se disponíveis para todos os envolvidos.
- Uso do tempo: não há mais necessidade de passar horas cuidando de processos burocráticos, esse tempo pode ser utilizado em atividades mais produtivas tanto pelo gestor como pelo time.
- Qualidade: é possível dar mais atenção aos membros da equipe, entender suas dificuldades e ajudá-los a encontrar soluções. Isso proporciona melhora na produtividade, mas, ao mesmo tempo, na qualidade do serviço entregue.
Além disso, as ferramentas digitais eliminam o uso excessivo de papéis no ambiente de trabalho. Dessa forma, o local fica mais limpo e organizado.
A tecnologia também auxilia a equipe na programação de suas atividades, visto que conseguem visualizar todos os prazos em um único lugar e, assim, identificar quais são as prioridades.
No entanto, existem disponíveis no mercado diversas ferramentas digitais, então, qual é a vantagem de aderir a um software específico de gestão? O próximo tópico vai abordar essa questão.
Quais são os benefícios de utilizar plataformas de gestão?
Os softwares de gestão são criados para suprir todas as necessidades principais dos processos de gerenciamento.
Sendo assim, um único aplicativo vai oferecer funções de gestão do tempo, atividades, planejamento, mobilidade e transparência. Esse é o caso, por exemplo, do Work Player.
Todos os dados ficam concentrados em apenas um sistema, o que agiliza e melhora os processos, já que não vai ser preciso ficar abrindo vários programas diferentes para se manter informado.
Só para exemplificar, podemos citar os seguintes benefícios dos aplicativos de gestão:
Aumento de produtividade
Conforme citado anteriormente, as plataformas de gestão contribuem para a boa organização do trabalho e, consequentemente, reduzem o tempo utilizado em atividades burocráticas.
Sendo assim, os trabalhadores possuem maior disponibilidade para se concentrar em suas responsabilidades mais produtivas.
Só para ilustrar, para encontrar um documento de um titular em específico não é preciso ficar verificando manualmente várias pastas, sejam físicas ou virtuais. Esse processo se torna mais ágil, só é preciso digitar o nome e o item vai ser encontrado.
Além disso, toda a equipe vai acessar o seu registro de atividades, o que permite que cada indivíduo faça uma autoanálise sobre o seu nível de produtividade.
Outro fator importante é que a comunicação vai se tornar mais efetiva, por exemplo, quando houver reuniões não vai ser necessário ficar explicando sobre o andamento dos processos, o gestor conseguirá focar em como ajudar a equipe a vencer suas dificuldades e aumentar o desempenho.
Mobilidade corporativa
Os softwares de gestão proporcionam a mobilidade, por isso, é possível contratar pessoas independentemente da localização geográfica. Isso acontece porque a plataforma de gestão disponibiliza funções que permitem que uma pessoa acesse a projetos mesmo que estejam longe do local de trabalho.
Um funcionário pode usar qualquer dispositivo para realizar consultas às informações, seja tablet, celular ou computador. Dessa forma, caso o colaborador precise consultar com urgência algum dado, mas não esteja em seu ambiente de trabalho, ou talvez, encontre-se até mesmo no transporte ou na rua, basta usar seu smartphone para tirar qualquer dúvida.
É interessante notar que em certas áreas de atuação existem empresas que funcionam de forma 100% remota, por causa da grande mobilidade disponibilizada pelos aplicativos digitais.
Decisões estratégicas
Com um bom software de gestão, você vai ser capaz de consultar os dados Analytics e, assim, ter um visão ampla do funcionamento da empresa.
O gestor vai fazer o acompanhamento dos KPIs (Key Performance Indicators), dados que indicam a situação real da performance das estratégias que foram adotadas. Com essas informações, riscos em potencial vão ser identificados antecipadamente e, dessa forma, vai ser possível descobrir qual a fonte do problema e buscar soluções para vencer os obstáculos.
Em vista disso, são os dados que vão orientar a tomada de decisões tornando-a estratégica e diminuindo os erros.
Em resumo, os sistemas de gestão vão agilizar os processos, porque permitem a mobilidade, ajudam a tomar decisões estratégicas e diminuem o tempo gasto em atividades menos importantes, por consequência aumentam a produtividade.
Gostou de receber essas dicas? Então, acesse este outro ,conteúdo incrível que o WorkPlayer preparou para lhe ajudar a conhecer e melhorar a eficiência dos seus processos!